Vermietungsmanagement
An- und Vermietungen inklusive Betriebskosten mit CAFM gebündelt managen
Administrative Aufwände bei An- und Vermietungen
Die An- und Vermietung von Flächen zählt zu einer der Kernaufgaben im Facility Management. Dabei müssen Sie unterschiedliche Mietverhältnisse verwalten und dokumentieren. Die Anpassung von Verträgen, die Erstellung von Rechnungen, die Verfolgung von Fristen, die Dokumentation von Kautionszahlungen sowie die Zahlungsüberwachung der Mieteingänge inklusive Mahnwesen sorgen für hohe administrative Aufwände. Zudem stehen Sie regelmäßig vor der Aufgabe, die Betriebskosten zu erfassen und auf Ihre Mieter umzulegen. Dabei müssen die unterschiedlichen Umlageschlüssel definiert und individuell den Mietverträgen zugeordnet werden. Davon abhängig müssen die jährlichen Abrechnungsschreiben erstellt werden.
Um alle bestehenden Mietverhältnisse und die laufenden Kosten zentral im Blick zu behalten, sollte eine zuverlässige IT-Lösung zum Einsatz kommen. Dadurch können Sie zudem per Knopfdruck Antworten auf verschiedene Fragestellungen erhalten:
- Wie hoch sind die Mieteinnahmen im Gebäudekomplex A?
- Welche Betriebskosten und Umlageschlüssel liegen für die einzelnen Mietobjekte vor?
- Welche Mieter müssen aufgrund ausstehender Zahlung gemahnt werden?
Zentrale Verwaltung der Mietverhältnisse und Betriebskostenabrechnung im CAFM-System
Die CAFM-Software SPARTACUS-Facility Management® (SPARTACUS) bietet umfassende Unterstützung beim Prozess der Vermietung sowie Anmietung. Dies beinhaltet die assistentengeführte Erstellung von Verträgen und die Betriebskostenabrechnung. SPARTACUS-Anwender profitieren dabei von den folgenden Teilprozessen, die nach der GEFMA-Richtlinie 444 zertifiziert wurden:
Durchgängige Unterstützung beim An- und Vermietungsprozess sowie der Betriebskostenabrechnung
Transparente Zusammenführung der Daten aus bestehenden Mietverhältnissen
SPARTACUS bildet alle Daten und Aufgaben im An- und Vermietungsmanagement durchgängig ab. So lassen sich beispielsweise Mietverträge komfortabel mithilfe eines Vertragsassistenten darstellen. Die CAFM-Software ermöglicht die Dokumentation und Verrechnung aller im Anwendungsbereich relevanten Kosten. Die Erfassung von Änderungen mit Gültigkeitsvermerk ermöglicht eine taggenaue Abrechnung der Betriebskosten. Die Kopplung zum vorhandenen Buchhaltungssystem ist dabei ebenso möglich wie die Verknüpfung von Dokumenten.
Kernfunktionalitäten:
- Verwaltung von An- und Vermietverträgen mit Historie
- Manuelle Erfassung der Verträge oder per geführten Assistenten – optional mittels Import
- Verwaltung von Mieterkontaktdaten
- Freie Definition von Mieteinheiten und Mietflächen
- Historisierbarkeit aller Flächendaten
- Unterstützung aller Arten von Mietverträgen (z. B. wohnwirtschaftliche Mietverträge, gewerbliche Mietverträge, Stellplatzmietverträge, Pacht)
- Generierung von Anschreiben aller Art
- Erfassung von Indexmietverträgen mit automatischer Vormerkung zur Anpassung
- Verwaltung und Abrechnung von Mietkautionen
- Verwaltung und Überwachung von Vertragsoptionen
- Überwachung der Zahlungseingänge über Mieteingangsliste inklusive Mahnwesen
- Unterstützung für Umsatzmietverträge
- Verwaltung der Betriebskostenabrechnungen für die vermieteten Objekte
- Freie Verwaltung von Verteilschlüsseln und Betriebskostenarten
- Erfassung von Kosten inklusive Trennung in umlagefähig/nicht umlagefähig
- Taggenaue Abrechnung für Mietobjekte bei Mieterwechsel und Mietflächenänderung
- Verwaltung von Sondervereinbarungen, Deckelungen und Pauschalen
- Erfassung von Ein-/Auszügen mit Foto- und Mängel-Dokumentation per App (on-/offline)
- Druck der Anschreiben und Abrechnungsschreiben nach Abschluss der Betriebskostenabrechnung
- Ausweis der Umsatzsteuer bei umsatzsteuerrelevanten Mietern
- Vorschläge zur Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung
- Automatische Übertragung der Nachzahlung/Gutschrift in die Mietsollstellungsliste
- Historisierte Speicherung von Zahlungsrhythmus und Mietbetragshöhe
- Zuordnung von Kosten und Erträgen zu den verwalteten Objekten
- Auswertung/Benchmarking von Kosten und Erträgen nach verschiedensten Merkmalen
- Umfassende Dokumentation der Übergabeprozesse inkl. aller relevanten Daten, Fotos und Unterschriften
Veranschaulichung der Daten
Mit der Vermietung Ihrer Immobilien und Flächen sichern Sie sich regelmäßige Einnahmen. Um jedoch beurteilen zu können, ob die Vermietungen rentabel sind, benötigen Sie aussagekräftige Auswertungen. Ebenso müssen Sie Aussagen dazu treffen können, ob die Anmietung von Flächen für Sie im Endeffekt günstiger ist als der Betrieb eigener Immobilien. SPARTACUS unterstützt Sie bei diesen Abwägungen und Überlegungen mit vordefinierten und anpassbaren Reports und Auswertungen.
Beispielreports:
- Mietobjektübersicht
- Vertragsübersicht
- Mieteingangsliste
- Exposé eines Mietobjektes
- Leerstehende Mietobjekte und Stellplätze
- Buchungen nach Umlagefähigkeit
- Buchungen nach Kostenart und Kostenstelle
- Buchungen nach Maßnahmen
- Rechnungen gruppiert nach Rechnungssteller
- Bilanz Gebäude und Gebäudekomplex
Whitepaper: Vorteile von CAFM im FM
Unser kostenfreies Whitepaper stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben.
Look & Feel: Einsatz von SPARTACUS im Vermietungsmanagement
Mietobjektübergabe-App – Digitale Unterstützung für reibungslose Übergaben
Die Mietobjektübergabe-App erleichtert Ihnen die effiziente und rechtssichere Übergabe Ihrer Mietobjekte – ob Studentenzimmer, Wohnungen oder Gewerbeeinheiten. Mit der App erfassen Sie sämtliche Daten direkt vor Ort und digitalisieren Ihren Übergabeprozess vollständig. Eine doppelte Datenerfassung entfällt und alle Details, wie Mängel oder Zustände, lassen sich mit der integrierten Fotofunktion schnell und einfach dokumentieren. Checklisten und Unterschriften werden direkt in der App hinterlegt und stehen Ihnen für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.
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Gern informieren wir Sie, wie SPARTACUS Sie bei Ihren Prozessen unterstützen kann.
