Budgetmanagement und Kostenverfolgung
Schnelle und flexible Budget- und Kostenkontrolle mit CAFM
Kostentransparenz in der Anlagen- und Gebäudebewirtschaftung
Im Bereich Facility Management stehen Sie vor der Herausforderung, sämtliche Aktivitäten, die für den sicheren und nachhaltigen Betrieb Ihrer Immobilien und Anlagen notwendig sind, im vorgegebenen Kostenrahmen umzusetzen. Um alle geplanten Maßnahmen mit dem im Geschäftsjahr verfügbaren Budget umsetzen zu können, ist eine permanente Kostenkontrolle notwendig.
Für die zentrale Überwachung der aktuellen und geplanten Ausgaben benötigen Sie ein verlässliches IT-Werkzeug, das alle Budgets und Kosten, die im Rahmen Bewirtschaftung entstehen, zentral überwacht. Mit der transparenten Festlegung von Budgets und exakten Dokumentation von geplanten sowie entstandenen Kosten erhalten Sie auf Knopfdruck Antworten auf folgende Fragestellungen:
- Sind für die geplante Maßnahme noch Mittel im Budget verfügbar?
- Wie hoch sind die Ausgaben nach der ersten Jahreshälfte?
- Wie verteilen sich die Kosten auf die zu verwaltenden Objekte?
Zentrale Zusammenführung aller Budget- und Kosteninformationen mit CAFM
Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) verwaltet Budgets und Kosten innerhalb des Facility Managements in Form einer Nebenbuchhaltung. Das IT-Werkzeug unterstützt alle durch die GEFMA-Richtlinie 444 definierten Teilprozesse. Sie erhalten dadurch jederzeit einen aktuellen Überblick zu allen Budgets und Kosten.
Umfassende Unterstützung bei der Budgetplanung und Kostenkontrolle
Budgets planen und Kosten im Blick behalten
Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® ermöglicht im Rahmen der Budgetverwaltung die Kontrolle von Investitionsplänen und laufenden Betriebskosten. Dabei wird beispielsweise das Management von Budgets über einen festgelegten Zeitraum oder die Zuordnung reservierter Beträge zu definierten Budgets unterstützt. Außerdem verwaltet SPARTACUS die Kosten des Facility Managements in Form einer transparenten Nebenbuchhaltung. Die Anbindung an das Finanzbuchhaltungssystem ist dabei selbstverständlich möglich.
Kernfunktionalitäten:
- Anlegen und Bearbeiten von Budgets
- Verwaltung von Budgetstrukturen als Deckungsring
- Budgetbetrachtung wahlweise brutto oder netto
- Zuordnung von Budgets zu Investitionsmaßnahmen, Störungen sowie zugehörigen Aufträgen
- Zuordnung von Budgets zu Verträgen
- Steuerbares Verhalten bei Budgetüberziehungen
- Reporting der aktuellen Budgetauslastungen
- Zuordnung von Kosten und Erträgen zu den verwalteten Objekten
- Definition von Kostenarten und Sachkonten (z. B. nach DIN 18960 oder nach DIN 276)
- Definition von Leistungsarten zur Klassifizierung von Einnahmen
- Definition von Kostenstellen
- Definition von Kostenträgern bzw. Produkten
- Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen inklusive Mahnwesen
- Abbildung von Freigabeworkflows
- Hinterlegung von Dokumenten
- Generierung eines Rechnungsbegleitscheins
- Darstellung und Überwachung von Zahlungsverpflichtungen/Sollstellungen aus bestehenden Vertragsverhältnissen
- Abbildung von Daueraufträgen bzw. Rechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten
- Auswertung und Benchmarking von Kosten und Erträgen nach verschiedensten Merkmalen
- Definition von Nutzern und Nutzergruppen mit Zuordnung zu Räumen
- Verrechnung von Kosten anhand der genutzten Fläche auf die Nutzer und Nutzergruppen
- Verrechnung als geführter Assistent mit mehreren Kontrollschritten
- Erzeugung von Verrechnungsbuchungen
Kosten- und Budgetkennzahlen auf Knopfdruck
Ihr Arbeitsalltag ist davon geprägt, dass Sie ad hoc verlässliche Aussagen zu Budgets und Kosten treffen müssen. Die Informationen zu bereits entstandenen Kosten sowie zum verbleibenden Budget sind sowohl für die Geschäftsleitung als auch für Sie von höchster Relevanz. Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® unterstützt Sie dabei, schnell und komfortabel Reports und Auswertungen zu sämtlichen Budget- und Kostenfragen zu erstellen.
Beispielreports:
- Budgetauslastung mit Gruppierung nach Objekt
- Budgetauslastung mit Maßnahmen
- Kostenübersicht innerhalb des Budgets inklusive Kostenart
- Buchungen nach Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger
- Buchungen nach Maßnahmen
- Kostenentwicklung pro Gebäude
- Bilanz Gebäude und Gebäudekomplex
Whitepaper: Vorteile von CAFM im FM
Unser kostenfreies Whitepaper stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben.
Look & Feel: SPARTACUS für den Einsatz im Budgetmanagement und in der Kostenverfolgung
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Gern informieren wir Sie, wie SPARTACUS Sie bei Ihren Prozessen unterstützen kann.
