Raum- und Assetreservierung
Effektive Reservierung von Räumen und Assets mit CAFM
Verschiedene Reservierungsanfragen aufeinander abstimmen
Für viele Termine, Besprechungen und Veranstaltungen ist es notwendig, dass den Beteiligten ein separater Raum zur Verfügung gestellt wird. Die Anforderungen an die Räumlichkeiten sind dabei vielfältig. Neben Datum, Uhrzeit und Standort sind die Personenzahl sowie die vorhandene Ausstattung oft wichtige Kriterien bei der Raumsuche. Darüber hinaus lassen sich auch Arbeitsplätze sowie technisches Equipment reservieren.
Um bei den vielen unterschiedlichen Reservierungsanfragen den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass es zu keinen Doppelbelegungen kommt, benötigen Sie ein verlässliches IT-Werkzeug, das Sie und Ihre Mitarbeiter dabei unterstützt, Antworten auf die folgenden Fragstellungen zu finden:
- Welcher Raum ist wann für eine Besprechung mit zehn Personen frei?
- Wo finde ich einen Arbeitsplatz mit einem Scanner?
- Wer trägt Sorge für die Verpflegung während der Besprechung?
Unkomplizierter CAFM-Workflow für die Raum- und Assetreservierung
In Anlehnung an die GEFMA-Richtlinie 444 bietet Ihnen das CAFM-Werkzeug SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) umfassende Unterstützung beim Prozess der Raum- und Assetreservierung. Auf Basis der zertifizierten Teilprozesse können alle beteiligten Personen komfortabel Räume und Assets reservieren und abrechnen:
Durchgängige Unterstützung: Von der Anfrage bis zur Abrechnung
Optimale Nutzung der Raum- und Assetressourcen
Bei diesem Prozess steht die Reservierung von Räumen und Assets im Mittelpunkt. Mit Hilfe der CAFM-Software SPARTACUS können Sie die Reservierung von Räumen und anderen Ressourcen abbilden. Dies reicht von der Suche nach freien Kapazitäten bis hin zur Erstellung der Abrechnungsschreiben. Durch die Vermeidung von Doppelbelegungen wird die optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen garantiert.
Kernfunktionalitäten:
- Reservierung von Räumen und Ressourcen
- Zusatzbuchungen zu Reservierungen (z. B. Dienstleistungen, Ausstattung)
- Kalender zu reservierbaren Objekten
- Verwaltung von Serienterminen
- Abrechnung von Reservierungen
- Berücksichtigung von Ferien und Feiertagen
- Zuordnung von Kosten und Erträgen zu den verwalteten Objekten
- Erfassung von Eingangsrechnungen inklusive Abbildung von Freigabeworkflows
- Erstellung von Ausgangsrechnungen inklusive Mahnwesen
- Abbildung von Daueraufträgen bzw. Rechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten
- Auswertung/Benchmarking von Kosten und Erträgen nach verschiedensten Merkmalen
Die Reservierung von Fahrzeugen ist über den FM-Prozess Fuhrparkmanagement möglich.
Den Überblick bei Reservierungen behalten
Mit SPARTACUS Facility Management® erhalten Sie auf Knopfdruck verlässliche Aussagen zu Reservierungen und verfügbaren Räumen sowie Assets. Neben den vordefinierten Reports und Auswertungen können Sie jederzeit individuelle Auswertungen erstellen.
Beispielreports:
- Reservierung pro Objekt
- Liste freier Räume für gesuchten Zeitraum
- Auslastung der buchbaren Flächen
- Buchungen nach Kostenart
- Buchungen nach Kostenstelle
- Buchungen nach Maßnahmen
- Offene Rechnungen zu Verträgen
Whitepaper: Vorteile von CAFM im FM
Unser kostenfreies Whitepaper stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben.
Look & Feel: Einsatz von SPARTACUS bei der Raum- und Assetreservierung
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Gern informieren wir Sie, wie SPARTACUS Sie bei Ihren Prozessen unterstützen kann.
