Sparkasse Rhein-Nahe

Sparkasse Rhein-Nahe nimmt Betreiberverantwortung zukünftig mit SPARTACUS wahr

Im Jahr 1993 fusionierte die Sparkasse Bad Kreuznach mit der Kreis-Sparkasse Bingen, um heute als Sparkasse Rhein-Nahe am Markt zu sein. Das Institut, mit seiner Hauptstelle in Bad Kreuznach, verfügt über eine Bilanzsumme von 3,6 Milliarden Euro. Heute erstreckt sich das Geschäftsgebiet, indem die Privat- und Firmenkunden in 43 Geschäftsstellen betreut werden, über 1.213 Quadratkilometer.

Herausforderungen und Zielstellung 

Ähnlich wie andere Sparkassen muss das Institut hohe Kosten für die Immobilienbewirtschaftung aufwenden. In Zusammenarbeit mit einem Beratungshaus wurden deshalb die betroffenen Prozesse, die sich hinter der Immobilienbewirtschaftung verbergen, hinsichtlich ihres Einsparungspotenzials analysiert. Dabei zeigte sich, dass eine weitere Effizienzsteigerung und damit einhergehend eine deutliche Kostensenkung jenseits des Kerngeschäfts möglich sind. 

Des Weiteren ist das Sparkasseninstitut durch einen hohen Immobilieneigentumsanteil automatisch Betreiberrisiken ausgesetzt, welche wiederum Haftungsrisiken mit sich bringen.

Das Einsparungspotenzial und die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung veranlassten die Mitarbeiter des Bereiches „Organisation“ gemeinsam mit dem Beratungshaus die Immobilienprozesse in der ersten Jahreshälfte 2012 zu reorganisieren und somit automatisch einer Optimierung zu unterziehen. Mit diesem Entschluss war sich das Projektteam bereits bewusst, dass diese Umstrukturierung nur unter Einbeziehung entsprechender IT-Unterstützung möglich ist. 

Bevor jedoch die Wahl eines IT-Werkzeuges angegangen wurde, betrachteten beide die Kernaufgaben des Facility Managements. Schwerpunkt legten sie dabei auf das Instandhaltungs- und Störungsmanagement, die Inventarisierung, das Vertragsmanagement sowie das Controlling und die Betreiberpflichten. Bei der Analyse wurden von Beginn an auch alle betroffenen Mitarbeiter einbezogen, um somit ein besseres Verständnis für die unterschiedlichen Aufgabenbereiche zu entwickeln.

IT-Lösung 

Erst nach der Definition der Soll-Prozesse und deren Dokumentation war die entsprechende Grundlage geschaffen, um sich mit der Auswahl eines geeigneten IT-Systems, im Speziellen einer CAFM-Software, zu befassen. Dieses sollte sich in die entstandene Prozesslandschaft einfügen und die durch die Betreiberaufgaben resultierenden Aufgaben zentral dokumentieren sowie überwachen. Bisher genutzte Excel- und Lotus Notes-Lösungen sollten hierdurch abgelöst werden. Im Auswahlprozess zeigte sich, dass unter den CAFM-Lösungsanbietern das Produkt SPARTACUS Facility Management® die notwendigen Funktionalitäten mitbringt und den technischen Vorgaben entspricht, um die Bewirtschaftungsprozesse zu unterstützen.

Umsetzung 

Im September 2012 nahm die Sparkasse die Arbeit mit SPARTACUS Facility Management® auf. Nach dem Auftaktworkshop, der der Projektfeinplanung diente, und der Basisschulung kann die Bewirtschaftung nun durch die zentrale Plattform erfolgen.